Als ondernemer wil je – net als jouw medewerkers – zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie. Pas je tijdschrijven binnen jouw bedrijf op de juiste manier toe, dan geeft de urenregistratie verrassende inzichten. Ontdek met je team hoe de urenregistratie bijdraagt aan het succes van je projecten.

Wat is tijdschrijven? Waarom is tijdregistratie zo belangrijk voor een (groeiend) bedrijf? Hoe kies je de juiste urenregistratiesoftware en hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen jouw organisatie begrijpt waarom uren schrijven uiteindelijk leidt tot meer vrijheid om te doen wat je echt belangrijk vindt? Lees alles wat je moet weten over urenregistratie.

Wat is een urenregistratie?

Een urenregistratie is een overzicht waarin alle gewerkte uren van een persoon aan een specifiek project worden geregistreerd. Door het schrijven van uren maak je inzichtelijk hoeveel tijd een medewerker aan een bepaalde activiteit besteedt. Daarnaast is tijdregistratie een manier om verantwoording voor gemaakte uren af te leggen naar klanten toe.

Voordelen van urenregistratie

Bedrijven die real-time inzicht hebben in hun uren, overschrijden gemiddeld tot vijftig procent minder vaak het budget van het project.

Inzicht in status, voortgang en rendement van projecten
Data voor betrouwbare kostprijscalculaties
Geeft de efficiency van jouw organisatie weer
Voorkomt lastige discussies met klanten
Legt de basis voor snelle en nauwkeurige facturatie

Waarom is uren registreren belangrijk?

In elke branche is het zorgvuldig registreren van uren van groot belang. Met urenregistratie houd je grip op de voortgang van projecten en projectbudgetten. Compleet en gestructureerd uren registreren is van directe invloed op jouw bedrijfsprocessen en de winstgevendheid van projecten.

Met tijdregistratie heb je inzicht in de productiviteit van medewerkers, leg je naar klanten toe verantwoording af voor gemaakte uren en voorkom je verloren uren. Zo heb je de grootste overheadpost per project scherp in beeld en werk je met elk nieuw project toe naar een steeds optimalere bedrijfsvoering.

Wat is dan het voordeel voor medewerkers? Wanneer je team te weinig tijd heeft om het werk goed te doen, loopt de stress op. Dat kan een keer gebeuren, maar structurele spanning leidt tot een lagere tevredenheid van klanten en medewerkers. Door uren zo goed en compleet mogelijk te registreren, wordt direct duidelijk of voor taken en projecten voldoende tijd gereserveerd is. Blijkt in praktijk dat een klus meer tijd kost dan begroot? Dan neemt de projectmanager die inzichten mee in de toekomst van het projectmanagement en kunnen nieuwe projecten beter begroot, gepland en gemanaged worden. Dat zorgt voor meer rust en ruimte om projecten af te ronden volgens de kwaliteitsstandaard van het team.

Zo draagt iedereen binnen een organisatie bij aan het succes van projecten, met tevreden klanten en een passende planning als blijvend resultaat.

Tijdregistratie biedt:

Verantwoording van uren (en de factuur) aan de klant
Overzicht welke klanten en projecten rendabel zijn
Inzage of medewerkers voldoende tijd krijgen om kwaliteit te leveren
Inzicht in de voortgang van projecten
Een realistische planning van toekomstige projecten
Inzicht waar uren weglekken
Een versneld facturatieproces
Inzicht in productiviteit van medewerkers

Tijdschrijven voor een realistische planning

Het managen van een project bestaat uit drie pijlers: begroting, planning en deadline. Urenregistratie helpt je grip te houden op projecten. Je leert hoeveel tijd het werkelijk kost om een taak of project uit te voeren en wordt steeds beter in een realistische voorspelling van de oplevering. Je voorkomt met tijdschrijven dat een project volledig buiten scope valt.

Met deze informatie over je uren heb je direct een betrouwbaar uitgangspunt voor een nieuwe projectbegroting. Zo kun je nieuwe projecten sneller en zorgvuldiger begroten. Omdat je projecten voor het juiste aantal uren verkoopt, behaal je meer winstgevendheid, haalbare deadlines en een gezonde workload.

Blijf beter binnen budget

Door de projectbegroting te koppelen aan urenregistratie, krijg je inzicht in productiviteit van medewerkers en teams. Dit geeft teamleden en projectmanagers de kans om de voortgang van projecten snel te controleren. Blijkt uit de tijdregistratie dat een projectbudget onder druk komt te staan of lopen overheadkosten op? Dan kan direct bijgestuurd worden. Een goed inzicht in tijdsbesteding helpt je in praktijk tot wel vijftig procent meer binnen budget te blijven.

Tip: durf de inzichten transparant te maken voor je team. Geef teamleden real-time inzicht in hun eigen uren. Wanneer je zelf ziet hoeveel uur je hebt besteed en hoeveel er nog over is, is het gemakkelijker om in te schatten hoe je binnen het budget blijft.

Fouten kosten vijf procent omzet

Volgens de MKB Barometer vloeit ruim vijf procent van de omzet van zakelijke dienstverleners weg door fouten in facturen, fouten in urenregistratie en niet-declarabele uren. Dat is zonde en nergens voor nodig. Door te focussen op productiviteit zorg je ervoor dat uren die gemaakt worden optimaal bijdragen aan resultaat. Productiever werken is: weten waar je je tijd aan besteedt, weten dat je dat werk kunt factureren en weten dat je team en je klanten blij zijn met de manier van werken.

Slimmer ondernemen start met sturen op productiviteit

Elke ondernemer of projectmanager wil sturen op productiviteit. En specifiek het vergroten hiervan. Want hoe productiever medewerkers en teams zijn, hoe meer waarde dit oplevert. Dit heb je zelf in de hand. Strak projectmanagement en inzichtelijke urenregistratie geeft een real-time overzicht van projecten. Met kennis van het budget, de voortgang en bestede uren heb je concrete handvatten om productiever te worden. Projecten worden winstgevender en de uren die dit oplevert kun je vervolgens inzetten voor nieuwe toffe projecten. Slimmer ondernemen, beter organiseren.

Sneller en transparanter factureren

Werk jij op basis van uren? Dan is een complete en kloppende urenregistratie cruciaal voor het behalen van projectdoelstellingen, het meten van winstgevendheid en het op tijd versturen van facturen. Wist je dat bedrijven die consequent uren registreren wel tot vijftig procent sneller factureren? En sneller factureren, betekent sneller betaald krijgen. Met tijdregistratie begint het factureren eigenlijk al gedurende het project. Elk gewerkt uur is voorzien van een toelichting, zodat jouw klant een heldere urenspecificatie ontvangt. Voor een begrijpelijke factuur en geen vragen of vingerwijzen.

Hoe creëer ik draagvlak voor urenregistratie?

Het schrijven van uren staat vaak niet hoog op de to-do-list van medewerkers. Begrijpelijk, maar ook weer niet. Want hoewel tijdregistratie lang niet altijd leuk is, helpt het jou en jouw medewerkers wel bij het verkrijgen van belangrijke inzichten en het optimaliseren van planning en productiviteit. Zorg ervoor dat de drempel voor het registreren van uren zo laag mogelijk is, zodat iedereen op tijd en zo volledig mogelijk uren registreert. Je merkt al snel dat medewerkers het spel van budget en eigen productiviteit best graag willen spelen. Zo wordt de dagelijkse of wekelijkse strijd een spannende wedstrijd met alleen maar winnaars.

Hoe kun je draagvlak creëren voor urenregistratie? Met deze tips helpen wij jou, jouw medewerkers en jouw organisatie een handje op weg.

Tips voor efficiënt uren registreren:

Benadruk de noodzaak

Zorg dat jouw medewerkers begrijpen waarom urenregistratiesoftware belangrijk is. Leg uit wat de bedoeling is van het registreren van uren en waar deze data voor gebruikt wordt. En maak ook vooral duidelijk dat uren schrijven niet een manier is om te controleren of iemand wel hard genoeg werkt.

Simpel schrijven scoort

Houd het schrijven van uren zo makkelijk mogelijk. Apps zoals Spotify, Instagram en WhatsApp zouden nooit een succes zijn als deze heel ingewikkeld zijn om te gebruiken. Dit gemak van consumentensoftware is net zo belangrijk voor jouw team. Een eenvoudige, overzichtelijke en laagdrempelige urenregistratie maakt uren schrijven voor medewerkers makkelijker.

Lead by example

Om tijdregistratie voor jouw organisatie te laten werken is het belangrijk dat iedereen zijn uren op tijd boekt. Geef zelf het goede voorbeeld of laat collega’s zelf een leuke stimulans bedenken voor laatschrijvers.

Stel doelen

Geef medewerkers inzicht in een projectbegroting en de gestelde rendementsdoelen. Maak na een project inzichtelijk of de doelen behaald zijn. Zo kun je doelstellingen samen met jouw teams evalueren en eventueel bijstellen.

Sluitend uren schrijven

Schrijf alle uren op. Dus niet alleen de uren die aan de klant gefactureerd worden. Een veertigurige werkweek betekent dat je daadwerkelijk veertig uur registreert. Zo houd je grip en inzicht op budgetten en weekroosters, omdat je direct ziet of de uren compleet zijn of niet.

Verlof en verzuim verzameld

Neem verlof- en verzuimregistratie op in de urenregistratie. Door verlof- en verzuimuren te koppelen worden saldi direct bijgewerkt. Geen losse documenten, maar alles op één plek.

Automatiseren kun je leren

Hoe simpeler de opzet van het registreren van uren, hoe sneller je processen kunt controleren. Zijn jouw medewerkers goed gewend aan tijdregistratie? Dan worden controles een eitje met een geautomatiseerd systeem.

Van registreren naar factureren

Uiteindelijk draait het om wat je kunt factureren. Het schrijven van uren is feitelijk het opstellen van een factuurspecificatie. Integreer uren registreren en factureren in één systeem en voorkom dubbel werk.

Programma’s en software voor urenregistratie

Wie je ook bent en wat je ook doet, als ondernemer wil je het maximale uit alle uren halen. Het registreren van uren is één van de belangrijkste manieren om deze ambitie waar te maken. Als starter of kleine mkb’er kun je voor urenregistratie prima inzetten op Excel. Via een op jouw maat gesneden sjabloon houd je de uren en projectinformatie handmatig bij.

So far, so good. Totdat je begint te groeien. Je krijgt meer klanten, neemt meer mensen aan en raakt door het succes van jouw bedrijf het overzicht kwijt. Tijdschrijven in Excel wordt al snel een ingewikkelde, onoverzichtelijke en foutgevoelige wijze van uren schrijven. Daarnaast kun je het programma vaak niet koppelen aan andere systemen, zoals facturatie en projectmanagement. Dit betekent nog meer handmatig werk en nog meer kans op fouten. Dat kan – en moet – slimmer.

Wil jij jouw groeiende bedrijf professionaliseren? Dan is tijd investeren in het vinden van goede software voor urenregistratie een win-win-oplossing. Deze software biedt veel meer mogelijkheden, voor meer inzicht in jouw bedrijf en minder kans op fouten. Die investering verdien je onder de streep dus direct terug.

Urenregistratiesoftware op jouw manier

Software voor urenregistratie is gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en altijd voorzien van real-time informatie – waar, wanneer en op welk apparaat je deze gegevens ook nodig hebt. Simplicate verzorgt urenregistratie op jouw manier. Snel en eenvoudig. In welke branche je ook actief bent.

Koppel de urenregistratiesoftware van Simplicate aan de systemen waar jij mee werkt, controleer en corrigeer uren in een oogopslag en laat het systeem automatisch de conceptfactuur voor je klaarzetten. Jij doet waar jij het allerbeste in bent. Wij geven jou inzicht in uren, projecten en facturen.

Veelgestelde vragen

Wat is een urenregistratie?: Een urenregistratie registreert het aantal gewerkte uren van een persoon aan een project of activiteit.
Waarom moet je uren registreren?: Met uren registreren houd je de controle over projecten en krijg je inzicht in de productiviteit en winstgevendheid van jouw organisatie.
Is Excel geschikt voor urenregistratie?: Excel is een goed programma voor urenregistratie voor startende ondernemers en zzp’ers. Aan de hand van kant en klare templates kun je eenvoudig uren schrijven.
Hoe creëer je draagvlak voor urenregistratie?: Om urenregistratie succesvol in te voeren binnen een organisatie is het belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom uren geregistreerd worden. Zorg ervoor dat uren registreren zo eenvoudig mogelijk is en maak duidelijk wat de toegevoegde waarde van tijdschrijven is.
Wat is een goede urenregistratie voor het mkb?: Voor het mkb zijn er verschillende (gratis) systemen en apps beschikbaar voor urenregistratie. Wil je gebruikmaken van specifieke functionaliteiten of urenregistratie koppelen aan bestaande systemen, kies dan voor professionele software voor urenregistratie.
Kan urenregistratie eenvoudiger?: Urenregistratie kan eenvoudig gebeuren via software en apps voor uren schrijven. Deze software is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk en biedt diverse functionaliteiten die van grote waarde zijn voor bedrijven.
Wat kost software voor urenregistratie?: De kosten voor software voor urenregistratie zijn afhankelijk van de ontwikkelaar waar je voor kiest. Over het algemeen wordt deze software als SaaS-oplossing aangeboden (abonnementsvorm), ook kan urenregistratie onderdeel zijn van een ERP-systeem.
Is er een app voor urenregistratie?: Voor urenregistratie zijn verschillende apps verkrijgbaar die je helpen bij het registreren van gewerkte uren. Ook Simplicate heeft een speciale app voor urenregistratie.
Is urenregistratie verplicht?: Nee. Het registreren van uren is niet verplicht. Wil je een beroep doen op ondernemersaftrek? Dan is het bijhouden van uren wel verplicht. Om voor belastingaftrek in aanmerking te komen, moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1225 uur per jaar aan jouw bedrijf hebt besteed.
Is online urenregistratie veilig?: Aanbieders van software voor online urenregistratie geven bescherming van gegevens de hoogste prioriteit. De systemen voldoen aan strenge veiligheidseisen en worden continu geoptimaliseerd en gemonitord.

Urenregistratie: alles wat je moet weten