Kraaijvanger Architects: ‘Creativiteit en financieel resultaat gaan prima samen’

‘De enige manier om écht succesvol te zijn, is door continuïteit te bieden’, zegt Bas Niese. Als managing partner van Kraaijvanger Architects uit Rotterdam zorgt hij dat het bureau zo is georganiseerd, dat alle ruim zeventig medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.

Ambitie om de wereld beter te maken

Kraaijvanger Architects bestaat in 2027 honderd jaar. We spreken Bas in de koepel van het voormalige bankgebouw aan de Blaak. Achter hem hangt een zwartwit-foto van deze locatie, ruim zeventig jaar eerder. ‘Het was een grote wens om te werken vanuit een gebouw dat we zelf hebben ontworpen. Die wens is nu uitgekomen’, lacht hij.

Vol energie kijkt hij vooruit: ‘Wij hebben de ambitie om de wereld beter te maken. Elke dag triggeren we onszelf om een betere prestatie te leveren. Met een betere omgeving, betere gebouwen en een beter klimaat, waar onze opdrachtgevers en wijzelf gelukkiger van worden. Die ambitie en passie zit echt tot diep in onze haarvaten. Om deze continuïteit te garanderen, moeten we financieel fit zijn. Dat doe je met elkaar. Daarom is het belangrijk om iedereen hierbij te betrekken en hier heel transparant over te zijn.’

Projectleiders bewaken financieel succes

Voor Bas is het vanzelfsprekend dat projectleiders verantwoordelijk zijn voor het succes van Kraaijvanger. ‘Als bedrijf moeten we zorgen dat ieder project financieel gezond is. De projectleider heeft de leiding over het ontwerpproces, de planning en bewaakt dus ook de financiële kaders die zijn meegegeven vanuit het honorarium.’

Creativiteit en financieel resultaat staan elkaar niet in de weg. ‘Dat kan prima samengaan’, zegt Bas resoluut. ‘Onze inschrijving moet realistisch zijn, zodat wij ons werk goed kunnen doen. We zorgen zelf dat we voldoende ruimte hebben voor creativiteit. Dat geeft rust. Je weet wat er binnen de kaders, tijd en het budget mogelijk is. Dat helpt het creatieve proces juist.’

Transparant over resultaten

Iedere projectleider heeft het in zich om de financiële kant te beheren. Maar Bas geeft wel aan dat de financiële informatie zo eenvoudig mogelijk moet zijn om het werk van de projectleiders gemakkelijker te maken: ‘Het moet niet te ingewikkeld zijn om te weten of je project goed gaat of niet. Bij ons kan iedereen zien wat de netto winst of netto verlies is van een project. Wij laten de bedrijfsresultaten zien en iedereen weet wat de beste projecten zijn. Maar we laten ook zien waar we verlies op hebben gemaakt en wat we daarvan hebben geleerd. We maken het een beetje leuk, zodat mensen er trots op zijn als ze iets moois hebben gemaakt en ook nog eens heeft bijgedragen aan het bureau.’

Om het financiële resultaat overzichtelijk te houden, hanteert Bas alleen een kostprijs en een extern verkooptarief. ‘Onze kostprijs is het tarief wat iemand bij ons per uur kost, opgebouwd uit de directe kosten, zoals salaris, opslag en improductieve uren. Het externe tarief is de opbrengst van alle werkzaamheden. Door deze tarieven zo eenvoudig mogelijk te houden weten onze projectleiders direct wat het netto resultaat is op het project.’

Eenvoud leidt tot succes

Bij Kraaijvanger was het niet altijd zo eenvoudig voor de projectleiders om zelf inzicht te hebben in hun projecten. Bas blikt terug op de periode toen ze nog inzicht probeerden te krijgen met een boekhoudpakket en Excel: ‘Je moest een dag op cursus om dat boekhoudpakket enigszins te begrijpen. En daarna had je nog heel veel uitleg nodig om de cijfers goed te interpreteren. Alle contracten zetten we destijds in Excel en die gegevens werden weer in de boekhouding en facturatie verwerkt. Daar ontstaan fouten, je mist inzicht en overzicht. En het kwam best vaak voor dat we te laat factureerden.’

De oplossing vond hij bij Simplicate. ‘We wilden dat projectleiders direct konden zien hoe hun project ervoor staat. Met een druk op de knop moeten ze zien in welke fase ze zitten, welke fase je afrondt, wat er aankomt en hoeveel uren ze nog kunnen inzetten. Ze zien alleen relevante informatie over het project. De hele boekhouding erachter zien ze niet en dat vinden ze heerlijk.’

‘De belangrijkste tip om projectleiders te betrekken? Houd het simpel en maak het een beetje leuk, zodat architecten trots zijn dat hun project écht een bijdrage levert aan je bedrijf.’

Begin klein, maar denk groot

Bas heeft een belangrijke tip voor architectenbureaus die ook meer inzicht willen en met software willen gaan werken: ‘Begin klein, maar denk groot. Je ziet zo veel kansen en je wilt alles, maar begin met kleine stapjes. Registreer uren en probeer een klein beetje inzicht te geven. Laat dat goed werken en neem iedereen hierin mee. De behoefte om meer te kunnen doen en meer inzicht te krijgen, komt vanzelf wel. Dan gaat het bedrijf voor zichzelf werken en hoef je er zelf niet zo aan te trekken.’

Resultaten

Voor ons in de koepel, met een mooi uitzicht over Rotterdam, zit een heel tevreden managing partner: ‘Ik had niet verwacht dat onze liquiditeit met Simplicate zo enorm is toegenomen. Onze liquiditeit is structureel met twee maanden omzet verbeterd. Dat komt omdat we ons facturatieproces en de prognoses veel beter onder controle hebben. We factureren sneller waardoor werkzaamheden eerder betaald worden. Dat is ontzettend fijn en leidt tot meer stabiliteit in onze bedrijfsvoering.’

‘We krijgen steeds meer inzicht hoe het met de projecten gaat en hoe we onze tijd besteden. Het helpt ons ook om nieuwe aanbiedingen te maken, omdat we leren van het verleden. In een paar jaar tijd zijn we gegroeid van 50 naar 75 personen. En we houden daarbij controle over ons bedrijf.’

Over Kraaijvanger Architects

Kraaijvanger Architects is een innovatief en succesvol architectenbureau uit Rotterdam. Met 75 specialisten werken ze aan mooie gebouwen die een positieve impact hebben op de omgeving en de mensen die het gebouw gebruiken. Dat doen ze sinds kort vanuit het gebouw aan de Blaak, wat hun voorgangers zelf hebben ontworpen tijdens de wederopbouw van de stad. Met hun enorme passie en ambitie om elke dag beter te worden, werken zij vol vertrouwen aan een mooiere toekomst.