Blog partout planning c4b0e4ef357e2581a153e63ca0ee9964 2000

Dit is waarom digital agency Partout 12 weken vooruit plant

Klantverhalen
Femke
Femke Bakker
‘Als er te weinig werk is dan maak je je zorgen, en als er te veel werk is, maak je je nog steeds zorgen, maar dan over de gezondheid en mentale kracht van je personeel.’
Jeroen Valkenburg, strateeg bij Partout

Digital agencies zijn drukker dan ooit; er is een schaarste aan talenten in het vakgebied, terwijl steeds meer organisaties een beroep doen op de expertise van agencies. Dat leidt tot uitdagingen in de planning: hoe weet je hoeveel werk je team nog aan kan? En hoe schep je realistische verwachtingen naar (nieuwe) klanten?

Het is Jeroen Valkenburg en Maarten de Groot van full service digital bureau Partout gelukt om hun medewerkers en klanten meer zekerheid te geven. Door slim gebruik te maken van een capaciteitsplanning, hebben zij ontdekt dat zij het liefst twaalf weken vooruit plannen.

Gezonde werkdruk en voorspelbare cashflow

Als mede-eigenaar, strateeg en sales consultant wil Jeroen inzicht hebben in toekomstig werk. Dat heeft twee redenen: hij streeft naar een gezonde werkdruk voor zijn medewerkers, terwijl hij ook een voorspelbare cashflow wil met voldoende opdrachten in het vooruitzicht. ‘Daarom plannen we onze opdrachten twaalf weken vooruit. Dat geeft ons de mogelijkheid om op tijd te beslissen over onze aanpak. Zo weet ik hoe we met ons salesteam op middellange termijn om moeten gaan met vragen uit de markt.’

‘Onze werkdruk gaat altijd met pieken en dalen. Eind van het jaar is altijd druk, terwijl we in februari weer ruimte hebben. Voor mij is het belangrijk om te weten dat iedereen goed gevuld is met werk’, vervolgt hij. ‘De balans moet goed zijn; neem je te veel opdrachten aan, dan moet je werk uitbesteden of komen vrije dagen onder druk te staan. Vallen projecten uit, dan heb je ineens niets meer achter de hand. Daarom hebben we elke maandag overleg met Maarten, die de planning beheert, en de projectmanagers. Ik wil weten hoe vol we zitten, waar eventueel gaten zitten in de planning en wat we moeten verschuiven.’

12 weken plannen door focus op beschikbaarheid

Twaalf weken vooruit plannen is een lange tijd. Volgens Jeroen en Maarten is dat alleen mogelijk door je te focussen op de beschikbaarheid van je medewerkers en niet te micromanagen op individueel of projectniveau.

Dat heeft Maarten zelf ervaren. Als Team Lead Development en Operations beheert hij de planning. ‘In het begin planden we op dagniveau. Maar dat levert heel veel werk op voor projectmanagers en heel weinig vrijheid voor je medewerkers.’

Daarom plant hij nu alleen de hoofdlijnen in, waarbij hij de afgesproken uren met de klant koppelt aan de beschikbaarheid en kwaliteiten van de collega’s. De projectmanagers vertalen de capaciteitsplanning door naar tweewekelijkse sprints. Maarten krijgt zo veel meer overzicht: ‘Zo kan ik het werk beter verdelen. Ook kan ik aangeven welke klanten voorrang hebben of niet. Daardoor kost de planning mij nu slechts één tot twee uur per week, en kan ik wekelijks rapporteren.’ Zo draagt hij bij aan de organisatiedoelen om de werkdruk gezond te houden, en toekomstige omzet voorspelbaar te maken.

Maarten: ‘Focus op de beschikbaarheid van je medewerkers en ga niet micromanagen op individueel of projectniveau. Bron foto: Partout.nl

4 tips van Maarten om succesvol te plannen

  • Stap af van micromanagement en focus op de beschikbaarheid van je medewerkers
  • Niemand is 40 uur per week aan het werk voor de klant; reserveer dus tijd voor interne meetings en persoonlijke ontwikkeling
  • Houd iedere week 15 tot 20% tijd vrij voor onvoorziene werkzaamheden
  • Deel jouw inzichten met anderen, zodat je snel kan beslissen welke projecten voorrang hebben

Grootste winst zit in doorontwikkeling team

Jeroen is ook blij met deze werkwijze: ‘Uiteindelijk is het resultaat van een planning controle. En controle geeft rust. Daardoor krijgt de verdeling tussen werk voor opdrachtgevers en persoonlijke ontwikkeling echt een plek. Dat geeft ruimte voor de doorontwikkeling van Partout als bureau, maar ook voor ons onderling als team. Daar zit de grootste winst.’

Over Partout

Partout is een full service digital bureau in Eindhoven. In een team van 25 gedreven medewerkers ontwikkelen zij merken, lossen digitale vraagstukken op van bedrijven en produceren de digitale middelen, zoals webapplicaties, contentplatforms of API-koppelingen. Dat doen ze onder andere voor Koopmans, ENGIE en het CBR. In een unieke co-creatie met hun klant laten zij organisaties uit het mkb, de overheid en start-ups groeien. Daarnaast leidt Partout medewerkers intern op, die uiteindelijk in dienst van de klant het team gaat versterken.

Vergelijkbare blogs

Blog casestudy partout

Casestudy Partout: ‘Ik bespaar 40 tot 50% tijd met de capaciteitsplanning’

Klantverhalen

Digital agency Partout stapte over van micromanagement in Excel naar een totaaloplossing om inzicht te krijgen in hun projecten en capacitei...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na N 1 727510f03bcccae8a309a77622e9e5e2 2000

Casestudy Kraaijvanger

Klantverhalen

Bas Niese, managing partner bij Kraaijvanger Architects, vertelt hoe zijn organisatie de liquiditeit structureel heeft verbeterd met projectsoftware van Simplicate.

Lees meer
Blogheader2kopie 1 36e35f850de5004f9255670af97674d2 2000

Accountantskantoor Alan & Luca: ‘Ik heb nu meer aandacht voor de klant’

Klantverhalen

Alan & Luca vertelt waarom verouderde servers kwetsbaar zijn, hoe de overstap naar CRM-software in de cloud ging en hoe een efficiencyslag leidde tot meer aandacht voor de klant.

Lees meer
Blog projectleiders architecten ae8222a609377aae48fedcb4f6e3a821 2000

Kraaijvanger Architects: ‘Creativiteit en financieel resultaat gaan prima samen’

Klantverhalen

‘De enige manier om écht succesvol te zijn, is door continuïteit te bieden’, zegt Bas Niese. Als managing partner van Kraaijvanger Architect...

Lees meer
Felix klantverhaal simplicate

Jos Felix, van accountant tot creatief verbinder

Klantverhalen

In de kop van Overijssel treffen wij Jos Felix; al ruim 15 jaar eigenaar van Felix accountants en belastingadviseurs. Het kantoor heeft alle...

Lees meer
AXP Simplicate 190613 074818

AXP Adviseurs: 'Alle data op één plek met CRM-software'

Klantverhalen

In Amsterdam spreken wij met fiscalist Mario De Laat en Lianne van Vliet. Beiden partners van AXP Adviseurs. AXP is de stille kracht achter ...

Lees meer