Het verschil tussen ERP, best of breed en all-in-one CRM software

BEST PRACTICE 13 augustus 2019

Gerard Loode

Moet je als bedrijf streven naar een geïntegreerde ERP-oplossing of kiezen voor een best of breed-pakket? Oftewel, kies je een systeem dat zo veel mogelijk functionaliteiten in zich heeft (all-in-one) of een verzameling losse componenten (best of breed)?

De keuze is enorm, dus ik kan me goed voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. In dit artikel leg ik uit wat de voor- en nadelen zijn van verschillende soorten bedrijfssoftware. Daarnaast komen de verschillende vormen van all-in-one-software aan bod, zoals: traditionele ERP-software en de moderne all-in-one CRM-software.

DE VOOR- EN NADELEN VAN SOFTWARE-OPLOSSINGEN

Bedrijfssoftware kun je grofweg indelen in twee categorieën: Best of breed software en all-in-one software. Best of breed wil zeggen dat je voor elke bedrijfsfunctie een losse, best passende module kiest. All-in-one-software biedt meerdere functionaliteiten in één platform.

TRADITIONELE ALL-IN-ONE SOFTWARE: ERP-SYSTEMEN

Traditionele all-in-one-software is bedrijfssoftware die vaak vanuit een boekhoudapplicatie is doorontwikkeld tot ERP-systeem. Hier kan alles in; van CRM, HRM en payroll tot voorraadbeheer, projectmanagement en de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld aan AFAS, Exact, Accountview en Unit4.

Deze software is ontwikkeld voor het grotere MKB en barst van de mogelijkheden: bijna alles kan. Het nadeel is dat het een grote inspanning vergt om het potentieel eruit te halen.

De voor- en nadelen van traditionele ERP-systemen op een rij:

+ Een hoge mate van integratie tussen de verschillende modules
+ Medewerkers hoeven slechts de logica van één software systeem te leren
+ Managementinformatie komt uit één database

- Duur door hoge opstartkosten om de software gereed voor gebruik te maken
- Lage gebruikersvriendelijkheid
- Vaak niet webbased
- Moeilijk te integreren met moderne (best of breed) cloudsoftware

Tot pak hem beet 10 jaar geleden, kon je als relatief klein bedrijf (tot 50 medewerkers) kiezen voor een dergelijk ERP-pakket. Of je had een (eenvoudig) boekhoudsysteem met daar omheen een aantal oplossingen die je niet met elkaar kon integreren, of qua functionaliteit te beperkt waren.

BEST OF BREED SOFTWARE

Met de opkomst van SaaS-oplossingen, oftewel software die aangeboden wordt als een online dienst, is er een enorme keuze voor software-oplossingen bijgekomen.

Saas-oplossingen worden 'best of breed' genoemd en zijn gericht op één deelgebied van je bedrijfsproces. Ze zijn op hun deelgebied vaak superieur aan ERP-oplossingen en worden daarom ook wel 'best of feature' genoemd.

Deze oplossingen staan qua filosofie, maar ook qua gebruikerservaring, lijnrecht tegenover de complexe, en op deelgebieden vaak zeer beperkte, geïntegreerde (ERP) softwaresystemen.

Een ander kenmerk van deze webbased software is dat ze via API’s relatief eenvoudig met (elkaar) te integreren zijn. Nadeel is dat je binnen de kortste keren een veelvoud van applicaties hebt.

De voor- en nadelen van best-of-breed op een rij:

+ De software systemen op zich bieden precies wat je zoekt
+ Lage kosten per software-systeem
+ Eenvoudig en dus snel in gebruik

- Bij meerdere applicaties moeten je medewerkers ze allemaal onder de knie krijgen
- De beloofde integratie tussen de verschillende software systemen schiet vaak tekort
- Je bedrijfsproces moet afgestemd worden op de verschillende softwaresystemen
- Er moeten goede afspraken gemaakt worden wie wat waar doet en waarom
- Managementinformatie over het gehele proces vergt uitzoeken en dus veel tijd
- Met als gevolg hogere Total Cost of Ownership en een lagere efficiëntie

Voorbeelden van best of breed-software zijn Sugar (CRM systeem), Pipedrive (Sales), Quoteroller (offertes), Basecamp (projecten), Harvest of Clockwise (tijdregistratie), Moneybird (facturatie).

MODERNE ALL-IN-ONE CRM-SOFTWARE

Beide software-oplossingen hebben voor- en nadelen. Een softwaresysteem dat de voordelen van beide oplossingen combineert en niet de nadelen, zou perfect zijn. Sinds enige tijd zijn daarom de all-in-one CRM-softwaresystemen in opkomst.

Wat is CRM? De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management. In de basis is het een softwarepakket, maar feitelijk is het een complete business strategie met de klant als middelpunt. Bij de all-in-one CRM-softwaresystemen profiteer je zowel van de eenvoud en de koppelbaarheid van de 'best of breed', als de integratie en beheersbaarheid van de traditionele ERP-systemen.

Een zekere mate van integratie is belangrijk om de basisinformatie over je CRM-relaties op één plaats samen te laten komen.

Wat zit wel in deze all-in-one bedrijfssoftware:

Wat zit er niet in (maar is goed te integreren):

Payroll
Boekhouding
Mailingen
Ticketing
E-mail en agenda

Deze functies worden niet door alle medewerkers gebruikt, of zijn te veel gericht op één bepaald onderdeel van het primaire proces.

Payroll en de boekhouding worden bijvoorbeeld vaak uitbesteed bij MKB-bedrijven. Door naadloze integraties te bieden met payroll-software en boekhoudsoftware, wordt de keuze voor de bedrijfssoftware niet beïnvloed door de software waar de accountant mee werkt.

Moderne webbased all-in-one CRM-software beschikken vaak over een uitstekende API en zijn daarom goed te integreren met andere best of breed oplossingen.

De voordelen van all-in-one CRM-software

+ Door de eenvoud hebben medewerkers minder training nodig
+ De integratie is naadloos en biedt nieuwe functionaliteiten
+ Je hoeft geen maatwerk integraties te (laten) maken
+ Managementinformatie komt uit één database

Nadelen van all-in-one CRM-software

De grootste valkuil van leveranciers van all-in-one CRM-pakket is het uit de bocht vliegen qua functionaliteiten. Bedrijven vragen veel en functies zijn snel toegevoegd. Het risico is dat deze software daardoor na verloop van tijd weer net zo complex en ontoegankelijk wordt als de traditionele ERP-software.

WAAR STAAT SIMPLICATE?

Simplicate behoort tot de all-in-one CRM software en houdt zicht strikt aan de volgende uitgangspunten:

De software sluit perfect aan op je bedrijfsproces
Geen lange consultancy trajecten
Gebruiksvriendelijk met een zeer hoge mate van intuïtiviteit
Je hebt geen training(en) nodig voor je medewerkers
Naadloze integraties met online boekhoudsystemen, mailingtools, e-mail en agenda
Een zeer goed gedocumenteerde API, waardoor er altijd maatwerk integraties mogelijk zijn met relatief weinig inspanning