Urenverantwoording

Negen tips om je urenverantwoording gemakkelijker te maken

Best practice

Urenverantwoording afleggen is meestal niet de leukste klus. Hoeveel tijd was er ook alweer besteed aan het project van de klant? Wat ga je factureren? We geven negen tips voor jouw bureau om de urenverantwoording gemakkelijker te maken.

Urenverantwoording voor de klant of voor jezelf?

Er zijn twee redenen om een urenverantwoording af te leggen; voor de klant of voor je eigen inzicht. De klant wil soms inzicht in de urenverantwoording. Het geeft vertrouwen wanneer de klant snel een transparant overzicht van de uren ontvangt.

Het is echter belangrijker om uren te registreren voor jezelf. Urenverantwoording is een van de kpi’s om op te sturen voor betere projectresultaten en een financieel gezond bedrijf.

Waarom urenregistratie inzicht geeft in jouw bureau

Uren schrijven is niet de leukste klus. Urenverantwoording kost ook tijd. En kwaliteit en tevreden klanten zijn belangrijker dan tijd. Maar om kwaliteit te leveren, is tijd nodig.

Urenregistratie geeft inzicht in:

  • Realtime geplande en bestede tijd per project, zodat budgetoverschrijdingen sneller in beeld zijn
  • Gemiddelde benodigde tijd voor projecten
  • Uitschieters van klanten die (structureel) meer tijd vragen
  • Bevestiging of de vooraf gecommuniceerde prijs correct is
  • Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers

Uiteindelijk moet urenverantwoording leiden tot twee inzichten:

Heeft de medewerker voldoende tijd en ruimte om de kwaliteit te leveren waar de medewerker en opdrachtgever blij van worden?

Is het bureau voldoende winstgevend? Daar worden de salarissen van betaald.

Tot 50 procent minder budgetoverschrijdingen

Bedrijven die de urenverantwoording goed voor elkaar hebben, merken dat ze gemiddeld vijftig procent minder budgetoverschrijdingen hebben. Dat komt omdat teamleden realtime inzicht hebben in hun uren en projecten, zodat ze sneller zien hoeveel tijd ze beschikbaar hebben om de klus goed af te ronden.

Tot 85 procent sneller factureren door urenverantwoording

Regelmatige urenverantwoording zorgt dat de meeste bedrijven tot 85 procent sneller kunnen factureren. Omdat de uren tussentijds gecontroleerd en verantwoord zijn, blijft er aan het einde van het project weinig uitzoekwerk over. Daardoor kunnen projectmanagers sneller urenverantwoording afleggen aan klanten en een overzichtelijke, transparante factuur verzenden.

Negen tips om urenverantwoording gemakkelijker te maken

  • 1. Gebruik eenvoudige en gebruiksvriendelijke software voor urenregistratie
  • 2. Gebruik eventueel een timer-app of browserextensie
  • 3. Schrijf minimaal één keer per dag uren
  • 4. Noteer kort wat je hebt gedaan; zie urenverantwoording als een vorm van facturatie
  • 5. Voorkom versnippering, schrijf tijd in blokken van minimaal 15 minuten
  • 6. Streef discipline na en geef het goede voorbeeld
  • 7. Geef medewerkers doelstellingen mee, zoals een projectbegroting of normuren
  • 8. Controleer minimaal een keer per week of de uren kloppen, nu ze nog vers in het geheugen liggen
  • 9. Door sluitend uren te schrijven zie je in één oogopslag of de uren volledig zijn

Download het gratis E-book: 'Sturen op uren of creatieve kwaliteit?'


Urenverantwoording analyseren

De analyse van urenverantwoording kan veel tijd kosten wanneer alles uit Excel, losse bestanden of kladpapier gehaald moet worden. Urenregistratie software helpt medewerkers om snel en uniform uren te registreren.

Daarnaast helpt software voor urenregistratie om automatisch rapportages te maken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Bestede en begrote uren per project
  • Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers
  • Hoeveelheid onderhanden werk
  • Omzetprognose

Analyseer deze gegevens en onderzoek de uitschieters. Deze informatie geeft mogelijkheden om te sturen op de uitkomsten. Pas bijvoorbeeld tarieven aan of zoek met je medewerkers mogelijkheden om efficiënter te werken, zodat er voldoende tijd en rust is om kwaliteit te leveren.

Soepel van project, urenadministratie naar facturatie

De gebruiksvriendelijke software van Simplicate leidt teams soepel door het hele traject van eerste klantcontact tot factuur, inclusief de tijdregistratie.

Verstuur offertes, laat deze digitaal ondertekenen en start na akkoord direct het project. Medewerkers zien realtime hoeveel tijd zij aan een project mogen besteden. Plan projecten, schrijf tijd en controleer de uren. Na goedkeuring verstuur je de factuur met een muisklik aan de klant. Rapportages geven inzicht in de belangrijkste kpi’s, zodat je kunt sturen op een financieel gezond bedrijf.

Start een gratis proefaccount of stel je vraag via de chat.

Vergelijkbare blogs

Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 15 551c12f4b0885e713a60e618f9ca9c16 2000

Goede organisatiestructuur geeft medewerkers van digital agencies rust

Best practice

Vanwege drukte op de arbeidsmarkt besteden agencies meer aandacht aan werknemersgeluk. We zoomen in op twee voorwaarden werkdruk en een organisatiestructuur.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 16 3e71a5b7a6a8b1f7fdd27bf5b01b3a58 2000

Controle over jouw budget - stappenplan voor architecten

Best practice

Ieder architectenbureau heeft ermee te maken: je hebt een opdracht tegen een vaste prijs aangenomen. Nu is het aan jou op de opdracht op tij...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 12 c7279eae197c7df478224dca4f94b240 2000

Tips voor accountants bij de transitie naar abonnementen

Best practice

Steeds meer accountants bieden hun jaarlijkse, vaste werkzaamheden in abonnementsvorm aan. In dit blog lees je hoe je de overstap naar abonnementen maakt.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 17 30ff3bdea3c43dd5816f0accc85ba8b5 2000

Datamigratie stappenplan

Best practice

Je ziet de noodzaak van de overstap naar cloud-based bedrijfssoftware, maar stelt het uit omdat je tegen de transitie opziet. De gegevens va...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na N 1 727510f03bcccae8a309a77622e9e5e2 2000

Casestudy Kraaijvanger Architects: ‘Onze liquiditeit is structureel verbeterd’

Best practice

Bas Niese, managing partner bij Kraaijvanger Architects, vertelt hoe zijn organisatie de liquiditeit structureel heeft verbeterd met projectsoftware van Simplicate.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 11 f0fc47d203ec703b08413aa7761dbb9c 2000

Urenregistratie voor architecten: zo maak je jouw medewerkers enthousiast

Best practice

Urenregistratie geeft jou meer inzicht in budgetten en uren, maar architecten zijn er geen fan van. Lees hier hoe je tijdschrijven succesvol implementeert.

Lees meer