6 Voordelen en 4 nadelen van een tijdregistratiesysteem
Medewerkers schrijven uren in een tijdregistratiesysteem en jij weet direct hoeveel je kan factureren aan de klant. Dat klinkt eenvoudig. En dat is het ook, zolang het tijdregistratiesysteem past bij jouw kantoor. Lees de voor- en nadelen van een tijdregistratiesysteem, zodat je een oplossing kiest die jouw bedrijf echt verder helpt.
6 voordelen van een tijdregistratiesysteem
- Eenvoudig uren schrijven
- Op de manier die bij jouw collega’s past
- Gemakkelijk en snel uren controleren
- Sneller factureren
- Inzicht in productiviteit
- Inzicht in tijd voor diverse klanten
Eenvoudig uren schrijven op een manier die bij je past
Een tijdregistratiesysteem maakt het eenvoudig om uren te schrijven. Geen gedoe met Excel en losse papiertjes, maar één tool die alle uren van alle collega’s bijhoudt. Veel systemen maken het jouw medewerkers zo gemakkelijk mogelijk door meerdere methodes van tijdschrijven aan te bieden. Bijvoorbeeld via een app of gekoppeld aan de eigen online agenda. Deze keuzemogelijkheden zorgen dat medewerkers tijdschrijven op de manier die bij hen past.
Uren controleren en sneller factureren
Voor managers is het belangrijk dat een tijdregistratiesysteem een volledig overzicht geeft, zodat je snel en gemakkelijk uren kunt controleren. Het resultaat? Sneller factureren, omdat alle uren keurig zijn bijgehouden.
Inzicht in productiviteit
Een tijdregistratiesysteem versnelt het facturatieproces en geeft inzicht in de tijdsbesteding van jouw medewerkers. Ontdek hoeveel uren medewerkers besteden aan interne projecten en hoeveel zij daadwerkelijk voor een klant werken. Inzicht in productiviteit helpt je om keuzes te maken voor jouw bureau. Werk je voldoende declarabele uren voor klanten, of zou je liever iets minder willen vergaderen?
Tijdregistratiesysteem geeft inzicht in klanten
Tot slot geeft een tijdregistratiesysteem inzicht in de tijd die je besteedt aan klanten. Heb je het gevoel dat je altijd extra tijd moet steken in een bepaalde klant? Houd de tijd bij in jouw projectadministratie en ontdek of dit binnen het afgesproken budget valt.
4 nadelen van een tijdregistratiesysteem
- Stand-alone tijdregistratiesysteem kost extra tijd
- Beste tijdregistratiesystemen zijn een investering
- Tijdschrijven is niet leuk
- Urenregistratie vraagt om discipline
Investeren in tijdregistratiesysteem
De goedkoopste systemen voor tijdregistratie zijn vaak stand-alone opties. Dit lijkt vaak voordelig, maar de functionaliteiten zijn zeer beperkt. Een stand-alone tijdregistratiesysteem kost extra tijd, omdat de informatie pas nuttig is wanneer je deze exporteert naar jouw projectadministratie, facturatie- of analysetools. De beste tijdregistratiesystemen zijn een investering. Die investering is het waard, want door de integratie met andere tools bespaar je veel tijd en mankracht op administratie. Daardoor maak je tijd vrij voor dingen waar je écht goed in bent. Zoals klanten adviseren, je team aansturen of strategische keuzes maken.
Tijdschrijven is niet leuk
En natuurlijk, tijdschrijven is niet leuk. Je medewerkers willen het liefst niet bezig zijn met administratie, maar met mooie dingen maken en klanten helpen. Urenregistratie vraagt om discipline. Zorg daarom dat je tijdschrijven zo eenvoudig mogelijk maakt. En lees hier tips om als manager draagvlak voor tijdschrijven te creëren in jouw team.
Integraties met tijdregistratiesysteem
Maak het jezelf en je medewerkers zo gemakkelijk mogelijk. Integraties met andere projectinformatie helpt jou en je medewerkers om een tijdregistratiesysteem zo efficiënt mogelijk te benutten. Dit zijn de meest ideale integraties voor een tijdregistratiesysteem:
- Projectsoftware
- Planning of scrum-software
- Uren goedkeuren
- Facturatie
- Rapportages
Simplicate is een voorbeeld van software die al deze integraties in één tool aanbiedt. Vraag een demo aan of probeer de software alvast via een gratis proefaccount.
