Urenverantwoording

6 Voordelen en 4 nadelen van een tijdregistratiesysteem

Best practice
Femke Bakker
Femke Bakker

Medewerkers schrijven uren in een tijdregistratiesysteem en jij weet direct hoeveel je kan factureren aan de klant. Dat klinkt eenvoudig. En dat is het ook, zolang het tijdregistratiesysteem past bij jouw kantoor. Lees de voor- en nadelen van een tijdregistratiesysteem, zodat je een oplossing kiest die jouw bedrijf echt verder helpt.

6 voordelen van een tijdregistratiesysteem

  • Eenvoudig uren schrijven
  • Op de manier die bij jouw collega’s past
  • Gemakkelijk en snel uren controleren
  • Sneller factureren
  • Inzicht in productiviteit
  • Inzicht in tijd voor diverse klanten

Eenvoudig uren schrijven op een manier die bij je past

Een tijdregistratiesysteem maakt het eenvoudig om uren te schrijven. Geen gedoe met Excel en losse papiertjes, maar één tool die alle uren van alle collega’s bijhoudt. Veel systemen maken het jouw medewerkers zo gemakkelijk mogelijk door meerdere methodes van tijdschrijven aan te bieden. Bijvoorbeeld via een app of gekoppeld aan de eigen online agenda. Deze keuzemogelijkheden zorgen dat medewerkers tijdschrijven op de manier die bij hen past.

Uren controleren en sneller factureren

Voor managers is het belangrijk dat een tijdregistratiesysteem een volledig overzicht geeft, zodat je snel en gemakkelijk uren kunt controleren. Het resultaat? Sneller factureren, omdat alle uren keurig zijn bijgehouden.

Inzicht in productiviteit

Een tijdregistratiesysteem versnelt het facturatieproces en geeft inzicht in de tijdsbesteding van jouw medewerkers. Ontdek hoeveel uren medewerkers besteden aan interne projecten en hoeveel zij daadwerkelijk voor een klant werken. Inzicht in productiviteit helpt je om keuzes te maken voor jouw bureau. Werk je voldoende declarabele uren voor klanten, of zou je liever iets minder willen vergaderen?

Tijdregistratiesysteem geeft inzicht in klanten

Tot slot geeft een tijdregistratiesysteem inzicht in de tijd die je besteedt aan klanten. Heb je het gevoel dat je altijd extra tijd moet steken in een bepaalde klant? Houd de tijd bij in jouw projectadministratie en ontdek of dit binnen het afgesproken budget valt.

4 nadelen van een tijdregistratiesysteem

  • Stand-alone tijdregistratiesysteem kost extra tijd
  • Beste tijdregistratiesystemen zijn een investering
  • Tijdschrijven is niet leuk
  • Urenregistratie vraagt om discipline

Investeren in tijdregistratiesysteem

De goedkoopste systemen voor tijdregistratie zijn vaak stand-alone opties. Dit lijkt vaak voordelig, maar de functionaliteiten zijn zeer beperkt. Een stand-alone tijdregistratiesysteem kost extra tijd, omdat de informatie pas nuttig is wanneer je deze exporteert naar jouw projectadministratie, facturatie- of analysetools. De beste tijdregistratiesystemen zijn een investering. Die investering is het waard, want door de integratie met andere tools bespaar je veel tijd en mankracht op administratie. Daardoor maak je tijd vrij voor dingen waar je écht goed in bent. Zoals klanten adviseren, je team aansturen of strategische keuzes maken.

Tijdschrijven is niet leuk

En natuurlijk, tijdschrijven is niet leuk. Je medewerkers willen het liefst niet bezig zijn met administratie, maar met mooie dingen maken en klanten helpen. Urenregistratie vraagt om discipline. Zorg daarom dat je tijdschrijven zo eenvoudig mogelijk maakt. En lees hier tips om als manager draagvlak voor tijdschrijven te creëren in jouw team.

Integraties met tijdregistratiesysteem

Maak het jezelf en je medewerkers zo gemakkelijk mogelijk. Integraties met andere projectinformatie helpt jou en je medewerkers om een tijdregistratiesysteem zo efficiënt mogelijk te benutten. Dit zijn de meest ideale integraties voor een tijdregistratiesysteem:

Simplicate is een voorbeeld van software die al deze integraties in één tool aanbiedt. Vraag een demo aan of probeer de software alvast via een gratis proefaccount.

Vergelijkbare blogs

Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 15 551c12f4b0885e713a60e618f9ca9c16 2000

Goede organisatiestructuur geeft medewerkers van digital agencies rust

Best practice

Vanwege drukte op de arbeidsmarkt besteden agencies meer aandacht aan werknemersgeluk. We zoomen in op twee voorwaarden werkdruk en een organisatiestructuur.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 16 3e71a5b7a6a8b1f7fdd27bf5b01b3a58 2000

Controle over jouw budget - stappenplan voor architecten

Best practice

Ieder architectenbureau heeft ermee te maken: je hebt een opdracht tegen een vaste prijs aangenomen. Nu is het aan jou op de opdracht op tij...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 12 c7279eae197c7df478224dca4f94b240 2000

Tips voor accountants bij de transitie naar abonnementen

Best practice

Steeds meer accountants bieden hun jaarlijkse, vaste werkzaamheden in abonnementsvorm aan. In dit blog lees je hoe je de overstap naar abonnementen maakt.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 17 30ff3bdea3c43dd5816f0accc85ba8b5 2000

Datamigratie stappenplan

Best practice

Je ziet de noodzaak van de overstap naar cloud-based bedrijfssoftware, maar stelt het uit omdat je tegen de transitie opziet. De gegevens va...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na N 1 727510f03bcccae8a309a77622e9e5e2 2000

Casestudy Kraaijvanger Architects: ‘Onze liquiditeit is structureel verbeterd’

Best practice

Bas Niese, managing partner bij Kraaijvanger Architects, vertelt hoe zijn organisatie de liquiditeit structureel heeft verbeterd met projectsoftware van Simplicate.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 11 f0fc47d203ec703b08413aa7761dbb9c 2000

Urenregistratie voor architecten: zo maak je jouw medewerkers enthousiast

Best practice

Urenregistratie geeft jou meer inzicht in budgetten en uren, maar architecten zijn er geen fan van. Lees hier hoe je tijdschrijven succesvol implementeert.

Lees meer