Blog bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen optimaliseren zorgt voor flow in je organisatie

Femke Bakker
Femke Bakker

Stel je eens voor dat je met één druk op de knop alle facturen van die maand kunt versturen. Hoeveel rust zou jij hiervan krijgen? En hoeveel tijd zou jouw organisatie iedere maand besparen? Het klinkt als een utopie, maar je facturatie automatiseren is nu al mogelijk. Door jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren, ervaart iedereen in jouw team een soepele flow van eerste klantcontact tot factuur.

Herkenbare uitdagingen voor ondernemers

Iedereen wil doen waar hij of zij de allerbeste in is; adviseren, creëren, ontwikkelen en vooral succesvol zijn. De secundaire processen, zoals de administratie bijhouden, vinden de meeste collega’s minder leuk. Deze bedrijfsprocessen vormen wel de randvoorwaarden die het succes van jouw organisatie bepalen. Ze geven inzicht en overzicht van jouw klanten, afspraken, urenbesteding en omzet. Wanneer je bedrijfsprocessen niet optimaal zijn ingericht, loop je hier iedere maand tegenaan. Dat is niet alleen frustrerend, maar kost ook omzet.

Dit zijn de zeven meest voorkomende signalen voor het verbeteren van bedrijfsprocessen:

  1. Het factureren duurt lang omdat je alle gegevens bij elkaar moet zoeken

  2. Het kost veel tijd om overzicht te krijgen van alle projecten

  3. Je leurt langs alle bureaus omdat de uren niet volledig zijn aangeleverd

  4. Je hebt het gevoel dat uren weglekken

  5. Klantgegevens staan in meerdere systemen, waardoor je steeds zoekt naar de juiste bron

  6. Kennis over cruciale processen zoals facturatie ligt bij één persoon

  7. Bij iedere overdracht tussen collega’s kopieer je informatie naar een ander systeem

Best practise voor bedrijfsprocessen

Hoe zorg je nu voor die ideale flow in jouw bedrijfsprocessen, waardoor je iedere maand tot 85 procent tijd kunt besparen op je facturatie? Na onderzoek bij honderden dienstverlenende bedrijven in Nederland hebben wij een best practise ontwikkeld voor organisaties die factureren op basis van uren. Alles draait om flow: de reis van de klant door jouw bedrijf moet eenvoudig en logisch zijn. Iedere klant doorloopt dezelfde stappen:

  • Kennismaking en offertevoorstel

  • Van offerte naar project

  • Projectfase, inclusief planning, uitvoering, oplevering, feedback en tussentijdse updates

  • Facturatie

  • Afsluiting of nieuw project

De grootste verbetering voor bedrijfsprocessen zit in de overdracht van deze stappen. Maak deze processen zo eenvoudig mogelijk voor alle collega’s en maak hier onderling goede afspraken over. Standaardiseer en automatiseer dit proces met behulp van software, die zo gemakkelijk is dat iedereen in de organisatie dit kan gebruiken. Bewaar alle informatie over klanten, projecten en uren op één plek, zodat iedereen hierbij kan. Wanneer deze processen perfect op elkaar zijn uitgelijnd, merk je dat direct tijdens de facturatie. Omdat alle afspraken met de klant en de urenverantwoording vooraf zijn geregeld, hoef je achteraf niets meer uit te zoeken. Daardoor factureer je tot 85 procent sneller.

Meer inzichten voor het managementteam

Ook ieder managementteam heeft dezelfde informatiebehoefte. Wanneer je bedrijfsprocessen zijn geoptimaliseerd en je team sluitend uren schrijft, levert dit een hogere kwaliteit managementinformatie op. Zo is het mogelijk om je toekomstige omzet voorspelbaar te maken, eenvoudig te analyseren waar uren weglekken en te leren welke klanten of diensten zorgen voor de beste omzet. Het mag niet veel tijd kosten om al deze informatie te verzamelen. Hoe actueler je dashboards zijn, hoe beter je in staat bent om tijdig patronen te ontdekken en betere strategische keuzes te maken.

De software van Simplicate verzamelt deze informatie al tijdens het werk. Zo krijg je real-time inzicht in uren en budgetten, productiviteit en declarabiliteit en je verwachte en daadwerkelijk gefactureerde omzet. Dit en meer is inzichtelijk via het Business Intelligence (BI)-dashboard.

Kwaliteit bedrijfsprocessen verbeteren

Wil je de kwaliteit van je bedrijfsprocessen verbeteren, maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Of wil je ook graag weten hoe jij met één klik alle facturen van deze maand verstuurt? Wij hebben de blauwdruk voor jouw organisatie alvast uitgedacht. Bekijk onze functiepagina om te zien hoe onze software jouw processen stroomlijnt. Of stel je vraag via de chat. We denken graag met jou mee.

Simplicate support
Ons team staat voor je klaar!
Gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware voor de meeste efficiënte flow in jouw bedrijf.