Van onderbuikgevoel naar echt weten hoe je bedrijf ervoor staat

In goede tijden ben je als ondernemer bezig met je core business; hard werken, mooie projecten opleveren en successen vieren met je medewerkers. Zolang je aan het einde van de maand geld overhoudt, gaat het goed. In onzekere tijden heb je meer behoefte aan houvast. Gebruik de data over je bedrijf om te controleren of je onderbuikgevoel klopt. Met deze praktische tips krijg je meer inzicht in je bedrijf.

Welke data heb je nodig om te weten hoe je bedrijf ervoor staat?

Je wilt meer inzicht in je bedrijf. In dit blog behandelen we de belangrijkste kpi’s om op te sturen:

• Inzicht in huidige omzet
• Verwachte omzet
• Onderhanden werk
• Customer lifetime value
• Productiviteit en declarabiliteit
• Verlof en verzuim

Gebruik je Simplicate? Lees het supportartikel voor een overzicht van de rapportages om hier alle informatie en tips uit te halen.

Inzicht in huidige omzet

Het belangrijkste is om een goed financieel overzicht te krijgen van je bedrijf. De gefactureerde omzet geeft een goed beeld van je huidige situatie. Zet je gefactureerde omzet om in een grafiek om trends en ontwikkelingen te zien. Houd bij het uitlezen van je grafiek rekening met eventuele seizoenstrends en acties. Is december bijvoorbeeld altijd een drukke maand, dan is het logischer dat je omzet in februari en maart wat lager is. Maak bijvoorbeeld maand-, kwartaal- of jaarvergelijkingen om je huidige situatie te vergelijken met voorgaande periodes.

Wijkt je omzet af van normaal, zoom dan in op details. Kijk bijvoorbeeld naar:

• Welke projecten zorgen voor winst of verlies?
• Welke diensten zorgen voor de meeste omzet?
• Welke klanten en welke branches zijn het belangrijkst voor je bedrijf?
• Welke teams dragen het meest bij aan je omzet?

Met deze informatie krijg je een beter beeld van de pijnpunten en kansen van je bedrijf.

Maak een prognose van de verwachte omzet

De koers van je bedrijf bepaal je mede op basis van de verwachte omzet. Maak een overzicht van alle verzonden offertes. Je salesteam kan doorgaans goed voorspellen hoe groot de kans is dat een klant gaat tekenen. Stem met je salesmedewerkers af welke projecten in de pijplijn zitten en wat de scoringskans is. Peil wat de omvang en de deadline van de opdracht is, zodat duidelijk is welke abonnementen of diensten je wanneer kunt uitvoeren en factureren.

Tip: steeds meer ondernemers verkopen hun diensten op abonnementsbasis. Het voordeel is dat de klant een vast maandbedrag reserveert voor je diensten. Als ondernemer heb je twee grote voordelen: de omzet is beter te voorspellen en je hebt minder overheadkosten omdat je niet voor iedere opdracht een aparte offerte of afspraak hoeft vast te leggen.

Onderhanden werk (OHW)

De waarde van het onderhanden werk (OHW) geeft inzicht in de uren of kosten die je hebt besteed in verhouding tot de gefactureerde omzet. Een positief OHW betekent dat je meer uren of kosten hebt besteed, dan er aan omzet is gefactureerd.

De formule voor de OHW-waarde is:

Alle bestede uren en correcties + de bestede inkoop - de gefactureerde omzet.

Houd er bij deze formule rekening mee dat deze afhankelijk is van de gekozen factuurmethode voor OHW: vaste prijs, nacalculatie of abonnement.

Breng je huidige projecten in kaart om te zien welke omzet je kan verwachten. Noteer daarbij de verwachte factuurdatum per project. Indien je van bestaande klanten weet wanneer zij doorgaans betalen, kan je voorspellen wanneer de factuur wordt betaald.

Customer lifetime value

Zelfs in onzekere tijden is de kans groot dat je veel klanten behoudt, omdat je langere tijd een relatie met hen hebt opgebouwd en ze de waarde kennen van jouw diensten. Toch zie je altijd een natuurlijk verloop in je klantenbestand. Bekijk daarom de geschiedenis en waarde van je klanten per jaar en neem dit ook op in je omzetprognose om te voorspellen welk procent van je huidige klantenbestand mogelijk zal uitvallen.

Wanneer je weet hoeveel geld een klant gemiddeld oplevert over een langere periode, is het gemakkelijker om terug te rekenen hoeveel geld je kunt besteden om nieuwe klanten te werven. Lees ook dit blog met rekenvoorbeelden over de customer lifetime value.

Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers

Nu je de cijfers over je huidige en toekomstige omzet compleet hebt, breng je je kosten in kaart. Medewerkers zijn je belangrijkste bron om inkomsten te genereren, maar ook de grootste kostenpost van iedere zakelijke dienstverlener. Je wilt je waardevolle talenten daarom zo goed mogelijk inzetten.

Breng eerst de productiviteit van je medewerkers in kaart. Productiviteit is het aantal gewerkte uren voor opdrachtgevers in relatie tot de contracturen. Wanneer je medewerker werkt aan een project voor een klant is dat productief. Een medewerker is niet productief wanneer hij vergadert, e-mails beantwoord, een opleiding volgt, reist onder werktijd of aan interne projecten werkt.

Productiviteitspercentage = gewerkte directe uren / contracturen * 100

Uit onderzoek van het CBS blijkt dat de gemiddelde productiviteit van zakelijke dienstverleners tussen 71 en 80% ligt. In de regel geldt dat je break-even draait tussen 65 en 70%. Houd er daarbij rekening mee dat de productiviteit per rol kan verschillen. Zo zijn medewerkers gemiddeld 75% productief, maar een projectmanager of eigenaar hebben andere taken.

De declarabiliteit is het aantal uren dat je voor een medewerker betaald krijgt door de opdrachtgever. Stel dat een medewerker enorm productief is, maar steeds zes uur besteedt aan een klant waar hij maar vier uur aan mag besteden, dan gaat de declarabiliteit achteruit.

Declarabiliteit = declarabele uren medewerker / productiviteit werknemer *100

De productiviteit en declarabiliteit moeten in balans zijn voor een goed projectresultaat.

Tip: Laat medewerkers sluitend uren schrijven om de productiviteit in kaart te brengen. Uren schrijven is niet altijd leuk, maar wel noodzakelijk om inzicht te krijgen in je bedrijfsvoering. Maak het je medewerkers zo gemakkelijk mogelijk met software voor urenregistratie.

Verlof en verzuim

Tot slot zijn de verlof- en verzuimstatistieken belangrijke statistieken voor iedere organisatie. Ten tijde van Corona kunnen er veranderingen optreden in je organisatie die direct invloed hebben op de medewerkers. Ouders zullen misschien meer ouderschapsverlof aanvragen. Of misschien kan je medewerkers minder vaak inzetten en daarom verlof moeten geven. Door de reden van verlof goed te registreren, is de impact op de organisatie helder. Ook helpen de statistieken om de aanvraag van eventuele steunmaatregelen te onderbouwen.

Maak gebruik van rapportagesoftware

Heb je alle gegevens in deze blog op orde, of gaat het je veel tijd kosten om alle informatie te verzamelen voordat je dit kunt interpreteren?

Zijn data en statistieken niet je hobby, of wil je hier zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn, overweeg dan rapportagesoftware. Zodra je dit eenmaal hebt ingericht, krijg je automatisch inzicht in de belangrijkste kpi’s van je organisatie. Dat maakt het makkelijk voor eigenaren en managers om te sturen op resultaat, zodat je altijd vat op je bedrijf houdt.

Bepaal je koers niet op onderbuikgevoel, maar op basis van betrouwbare data. Ook in onzekere tijden.