Van Excel naar CRM: wanneer stap je over en hoe deden 9 bureaus dat?

Op de eerste werkdag van de maand zoek je in drie Excel-bestanden uit welke uren je kunt factureren, en bij een klant met afwijkende afspraken duurt dat het langst. Bij 4People ging er elke maand een hele werkweek in zitten.

Excel werkt als CRM zolang één persoon de lijst bijhoudt. Het gaat schuren zodra een tweede collega erin werkt of dezelfde gegevens ook in je offerte en factuur moeten staan.

In dit blog lees je hoe 9 van onze klanten de overstap maakten van Excel-lijsten naar CRM, wanneer en waardoor de knelpunten ontstonden en welke verbeteringen ze merkten.

Wanneer gebruik je Excel als CRM?

Een CRM in Excel is een bestand met per klant een rij en kolommen voor contactgegevens, status en volgende opvolging, vaak met aparte tabbladen voor contacten, bedrijven en pipeline. Wat een CRM precies is, lees je in wat is CRM.

Excel werkt als CRM zolang één persoon de lijst bijhoudt, de lijst klein is en je niet hoeft terug te zoeken wat er eerder met een klant is afgesproken. Je kunt sorteren en filteren zoals je wilt, iedereen kent het programma en het kost niets extra. Voor een kleine start is dat een prima keuze.

Blijf je voorlopig bij Excel, houd het dan netjes: één bestand met vaste kolommen, keuzelijsten in plaats van vrije tekst, één eigenaar en een back-up. Dat voorkomt dat je lijst vervuilt voordat je hem nodig hebt in een ander systeem.

Wanneer is het tijd om over te stappen van Excel naar CRM?

Het moment komt zelden door de klantenlijst zelf. In de verhalen hieronder was de aanleiding bijvoorbeeld groei, een collega die uitviel, fouten in de facturatie of een planning waar één persoon mee overweg kon. Met deze zes vragen weet je of Excel bij jou nog volstaat:

1. Werken er meer mensen in dezelfde lijst, of bestaan er meerdere versies van het bestand?
2. Moet je zoeken om te weten wat er met een klant is afgesproken?
3. Hangt opvolging af van je geheugen of van één collega?
4. Typ je klantgegevens opnieuw over in een offerte, project of factuur?
5. Gaan facturen te laat de deur uit, of worden ze soms vergeten?
6. Weet je niet wat een klant je werkelijk oplevert?

Als vuistregel: twee of meer keer ja is een reden om serieus over een overstap na te denken. Bij één keer ja en een kleine lijst kun je rustig in Excel blijven.

De overstap van Excel naar CRM bij negen bureaus

Bij deze negen bureaus stond in Excel zelden alleen een klantenlijst. Het draaide ook om uren, planning, contracten en facturatie, en de overstap ging daarom meestal naar één systeem waarin het CRM een onderdeel is.

Partout: een planning waar één persoon mee overweg kon

Partout, een digital bureau, plande lange tijd op dagniveau in Excel, in een onbeheersbare hoeveelheid kolommen en rijen. "Ik was de enige in de organisatie die er nog mee overweg kon", zegt Maarten de Groot. De directie miste stuurinformatie en nam beslissingen op onderbuikgevoel.

Het bureau stapte over naar de projectsoftware van Simplicate, van saleskans tot koppeling met de financiële administratie. De capaciteitsplanning richt zich op beschikbaarheid in plaats van op dagniveau. Dat scheelt Maarten zeker 40 tot 50% tijd, Partout plant nu tot 12 weken vooruit en de planning kost 1 tot 2 uur per week. Elke maandag bespreekt het team de capaciteit en de sales pipeline.

TWA architecten: kennis die bij één collega zat

TWA werkte met meerdere niet-gekoppelde systemen en Excel-lijsten. Uitpluiswerk was nodig om te weten wat er gefactureerd kon worden, vooral bij afwijkende klantafspraken. Toen de projectcoördinator, de enige die de voortgang en facturatiestand kende, in coronatijd langere tijd uitviel, bleek die kennis niet geborgd.

Met Simplicate verdeelde het bureau de verantwoordelijkheid voor projecten. Iedereen ziet nu het afgesproken honorarium per fase en de interne budgetten, met een rood-groene weergave van de budgetstatus. De productiviteit steeg met 15% en er is 15% meer tijd voor projecten en innovatie.

DCX Architecture: administratie die als extra werk voelde

DCX werkte met Excel en een projectmanagementsysteem dat bij groei steeds minder bood. Facturatie vroeg veel handwerk, uren werden niet altijd volledig of tijdig geregistreerd en budgetafwijkingen werden pas laat zichtbaar. Mede-zaakvoerder Lindsay Van Camp zegt dat de projectadministratie als extra werk werd gezien en frustratie gaf.

Na de overstap naar Simplicate, met onboarding stap voor stap, noemt het bureau 10% omzetgroei, 15% hogere productiviteit en een circa 10% hoger gerealiseerd uurtarief. Wat eerst als "extra en te veel" werd ervaren, loopt volgens Van Camp nu vlotter.

Leadrs: eerst opruimen, dan inrichten

Leadrs had Excel voor projectoverzichten en sales, aparte CRM-software, een facturatieprogramma en veel rapporten. Consultants raakten verdwaald in 186 offertemogelijkheden en er ontstond schijncapaciteit. De business consultant van Simplicate adviseerde eerst de diensten te herschrijven, van 186 naar 24.

"Daarmee standaardiseerden we onze diensten en losten we het gat tussen sales en uitvoering op", zegt eigenaar Jordi Damen in het verhaal van Leadrs. Daarna volgde de volledige integratie in Simplicate, sinds januari 2022. Het bureau noemt 20% meer productiviteit, 60% minder administratietijd en 35% groei per jaar met hetzelfde aantal mensen.

Ideal Projects: één dag om de processen in kaart te brengen

Ideal Projects, een design- en projectmanagementbureau voor vastgoedprojecten, deed alles in Word, Excel en Outlook, en iedereen deed dat op zijn eigen manier. Projectmanager Karel Bijl: "Voor een ambitieuze organisatie als wij, accepteerden we het niet langer."

Simplicate bracht in één dag de bedrijfsprocessen in kaart: hoe er gewerkt wordt, hoe projecten worden gemanaged en wat de doelstellingen zijn. Op basis daarvan werd het online project- en CRM-systeem ingericht. Informatie is nu terug te vinden zonder eerst een collega te raadplegen.

4People: scenario's vooraf, correcties in een testfase

Het technisch detacheringsbureau 4People had veel maatwerkcontracten met verschillende reiskosten- en verlofregelingen, en of er wel of niet werd doorgefactureerd. Urenstaten kwamen op papier of per post binnen en alles werd handmatig in Excel verwerkt. Dat kostte maandelijks een werkweek.

Het bureau koos op advies van de eigen accountant voor Simplicate, met een business consultant voor inrichting en data-import. De scenario's werden vooraf uitgedacht en in een testfase gecorrigeerd, voordat iedereen overstapte op online urenregistratie. Nu is er halverwege de maand al een goed overzicht van uren en verlof en gaat de factuur na online goedkeuring direct de deur uit.

Kraaijvanger Architects: begin klein

Bij Kraaijvanger stonden de contracten in Excel, en die gegevens werden opnieuw verwerkt in boekhouding en facturatie. Dat gaf fouten, te laat factureren en weinig overzicht. Bestaande projecten werden bij de overstap overgezet en de historie werd elders gearchiveerd.

Het bureau werkt met een eenvoudig model van alleen een interne kostprijs en een extern verkooptarief. Managing partner Bas Niese: "Begin klein, maar denk groot. Registreer uren en probeer een klein beetje inzicht te geven." De liquiditeit verbeterde structureel met twee maanden omzet, en het bureau groeide van 50 naar 75 medewerkers.

Kaspcreations: in een halve dag van start

Kaspcreations, een klein communicatie- en adviesbureau, werkte met iCal, mail, Dropbox, Excel en InDesign. Dat paste bij de start, maar kostte meer tijd naarmate de ambities groeiden.

Het bureau besloot zonder salesgesprek en ging op advies van Simplicate na een halve dag consultancy direct van start. Het hele team begreep binnen een halve dag hoe de software werkt. Eigenaar Kasper Hovius: "We houden simpelweg meer tijd over."

Tomorrowmen: opnieuw beginnen

Tomorrowmen gebruikte Simplicate al, maar niemand had echt eigenaarschap. Facturatie, pipeline en capaciteitsplanning liepen daardoor nog via losse Excel-sheets, wat ruimte liet voor fouten en discussie over de cijfers. In 2024 doorliep financial controller Arjan Popken met Simplicate een hernieuwd onboardingtraject: diensten, omzetgroepen, urensoorten en projectinkoop werden opnieuw ingericht.

Nu zit alles in één systeem, van sales tot facturatie, en is er volgens Popken geen discussie meer over cijfers. Hij kan maanden vooruitkijken en in theorie zelfs drie jaar.

Wat deze negen bureaus gemeen hebben

Zeven van de negen noemen begeleiding bij de start: een business consultant, een halve dag consultancy of onboarding stap voor stap. Partout en TWA noemen dat niet, en ook zij noemen goede resultaten.

Vier bureaus hebben hun processen of diensten bewust opnieuw ingericht: Leadrs (186 naar 24), Ideal Projects (processen in één dag in kaart), 4People (scenario's vooraf uitgedacht) en Tomorrowmen (diensten, omzetgroepen en urensoorten). Kraaijvanger koos voor een bewust eenvoudig model en begon klein. Dat patroon, eerst de inrichting en dan de software, komt in deze verhalen het vaakst terug.

Bij zeven van de negen gaat het resultaat over uren, planning, budget of facturatie: sneller factureren, meer zicht op budget en verder vooruit plannen. Wat het opleverde, verschilt per bureau en is niet één op één te vergelijken.

Waar het knelde: valkuilen uit de verhalen

Dit zijn de punten waar het in de verhalen knelde, of waar bureaus bewust iets anders deden dan alles in één keer overzetten.

1. Niemand is eigenaar. Bij Tomorrowmen bleef Excel naast het systeem bestaan omdat niemand eigenaarschap had. Het kostte een nieuw traject om dat recht te zetten.
2. Te veel in één keer. Bij Leadrs verdwaalden consultants in 186 offertemogelijkheden. Kraaijvanger raadt aan klein te beginnen en iedereen mee te nemen.
3. Uitzonderingen niet testen. 4People had veel afwijkende regelingen en liet scenario's vooraf uitdenken en in een testfase corrigeren, voordat iedereen overstapte.
4. Kennis bij één persoon. Bij Partout en TWA hing de planning en facturatie aan één collega. TWA verdeelde de verantwoordelijkheid voor projecten bij de overstap, en bij Partout zien alle medewerkers de planning nu in één scherm.
5. Registreren voelt als extra werk. Bij DCX leverde de administratie frustratie op. Volgens Van Camp loopt het nu vlotter, maar het verhaal zegt niet precies wat daarvoor de doorslag gaf.
6. De historie meenemen. Kraaijvanger zette bestaande projecten over en archiveerde de rest elders. Simplicate adviseert op de onboardingpagina alleen te importeren wat je gaat gebruiken.

Stappenplan: van Excel naar CRM

1. Leg vast wat je nu bijhoudt. Loop alle tabbladen en kolommen na, en wie ze vult. Bij de negen bureaus stond Excel zelden alleen voor klantgegevens, dus bepaal of je alleen je klantlijst verplaatst of de hele flow van offerte tot factuur.
2. Bepaal wat je nodig hebt. Welke gegevens moeten doorlopen naar offerte, project en factuur, en met welke mail en agenda moet het koppelen? In de functionaliteiten van CRM zie je per moment wat een CRM doet, en welke oplossingen een CRM biedt helpt bij de keuze tussen bouwen, standaard en alles-in-één. De test met een echte klantcasus staat in CRM software voor je bureau kiezen.
3. Ruim op en standaardiseer. Haal dubbelen, lege rijen en verouderde klanten eruit en breng namen, telefoonnummers en datums in één vorm. Leadrs standaardiseerde ook zijn diensten voordat het systeem werd ingericht.
4. Koppel je kolommen aan velden. Wat past in de standaardvelden, wat wordt een eigen veld en wat laat je los? Begin met een paar eigen velden. Bedrijfsgegevens zoals het adres haal je op via de KvK-koppeling.
5. Importeer eerst een proefbestand. Sla je lijst op als CSV (UTF-8, zodat speciale tekens heel blijven) en importeer 10 tot 20 rijen. Controleer een steekproef en vergelijk na de volledige import het aantal rijen. Simplicate heeft een importwizard voor Excel of CSV.
6. Test je uitzonderingen. Denk aan de afwijkende afspraken en regelingen, zoals 4People deed, en corrigeer ze in een testfase voordat iedereen overstapt.
7. Wijs een eigenaar aan en kies een stopdatum voor Excel. Zonder die datum blijven twee bronnen naast elkaar bestaan, zoals bij Tomorrowmen.
8. Ga live en kijk na een maand wat er nog buiten het systeem gebeurt. Dat zijn vaak de velden of koppelingen die je bij stap 2 en 4 miste.

Praktische tips voor de invoering staan in 7 tips bij de implementatie van CRM, en het algemene stappenplan voor een overstap vind je in datamigratie en overstap naar nieuwe software. Hoe klantbeheer buiten Excel eruitziet, lees je in klantbeheer zonder Excel.

Hoe lang duurt het?

Bij Simplicate duurt het gemiddeld ongeveer anderhalve maand van kick-off tot livegang, en hoe duidelijker je processen zijn vastgelegd, hoe sneller het gaat. Kaspcreations ging na een halve dag consultancy van start, maar dat was een klein bureau in een startende situatie. Een CRM lost niets op als het niet wordt gevuld, en dat blijft in elk systeem zo.

Hoe Simplicate je daarbij helpt

Je importeert je Excel- of CSV-lijst, en bedrijfsgegevens haal je op uit de KvK. In de CRM-module leg je gesprekken, e-mails en offertes vast op de tijdlijn, en met eigen velden voeg je toe wat jouw bureau wil weten. Een getekende offerte zet je om naar een project, en de uren die daarop worden geschreven vormen de basis voor de factuur. Meer over de module staat op de pagina over CRM-software.

Bij de start werk je met een business consultant, in een van vier onboardingpakketten, van zelf inrichten met adviesgesprekken tot begeleiding op locatie. Wat dat inhoudt, lees je bij onboarding.

Bereken je omzetpotentieel

Wil je weten wat een betere flow van eerste contact tot factuur voor je bureau kan betekenen? Vul de Groeicalculator in en zie welke ruimte er zit in jouw omzet per medewerker.

Veelgestelde vragen

Kan ik Excel als CRM gebruiken?

Ja, voor een kleine lijst die één persoon bijhoudt. Het wordt lastig zodra meer mensen erin werken, opvolging van je geheugen afhangt of dezelfde gegevens ook in offerte, project en factuur terug moeten komen.

Wat is het verschil tussen Excel en CRM-software?

Excel is een algemeen spreadsheetprogramma voor het ordenen en berekenen van gegevens. CRM-software is gemaakt voor klantrelaties: per klant een tijdlijn, opvolging met taken, meerdere gebruikers tegelijk met rechten, en bij Simplicate een doorloop naar project, uren en factuur.

Wanneer stap je over van Excel naar een CRM?

Bij twee of meer van de zes signalen hierboven is het tijd om erover na te denken. Denk aan meerdere gebruikers in dezelfde lijst, zoeken naar afspraken, opvolging die van één collega afhangt of gegevens die je opnieuw overtypt.

Hoe importeer ik mijn Excel-lijst in een CRM?

Ruim je lijst op, sla hem op als CSV-bestand in UTF-8 en koppel elke kolom aan een veld. Importeer eerst een klein deel, controleer een steekproef en vergelijk het aantal rijen. Bij Simplicate importeer je uit Excel of CSV.

Is er een gratis Excel-CRM-sjabloon?

Ja, er zijn veel sjablonen met tabbladen voor contacten, bedrijven en pipeline, en voor een kleine lijst zijn ze bruikbaar. Simplicate biedt geen sjabloon om in Excel een CRM te bouwen. Voor het overzetten van je gegevens naar Simplicate is wel een importsjabloon beschikbaar via support.

Is Google Sheets een beter alternatief dan Excel?

Meerdere mensen tegelijk werken gaat in Google Sheets makkelijker. De andere beperkingen blijven: geen tijdlijn per klant, geen opvolging met taken en geen doorloop naar offerte, project en factuur.