Waarom Qontent Matters twee keer nieuwe bedrijfssoftware implementeerde

Rituals, BaByliss, KPN, Nationale-Nederlanden, bol.com en Simyo kozen allemaal voor het relatief kleine bureau Qontent Matters uit Amsterdam. Creative director en mede-eigenaar Danijel Dercksen legt uit waarom: ‘Wij hebben een frisse mentaliteit en een jong team. De gemiddelde leeftijd is dertig jaar. We zijn niet van die langdradige trajecten, maar houden van doorpakken met leuke, creatieve concepten. Niet lullen, maar poetsen. We zijn geheel onafhankelijk in de kanalen en middelen die we inzetten. Dat vinden onze klanten erg prettig.’

KWALITEIT BOVEN GROEI

Qontent Matters groeit hard. ‘We zitten net een jaar in dit kantoor en we hebben nog maar twee werkplekken over’, vertelt Danijel lachend. Het 18-koppige team bestaat onder anderen uit copywriters, visual designers, concepters en video-specialisten. ‘We hebben niet de ambitie om het grootste bureau van Nederland te worden. We kiezen bewust voor kwaliteit en dingen doen die we echt leuk vinden.’

'We houden niet van die langdradige trajecten, maar van doorpakken met leuke, creatieve concepten. Niet lullen, maar poetsen.'

TACHTIG PROCENT LEEK GOED GENOEG

De recente groei bracht diverse uitdagingen met zich mee. ‘We hadden geen goed capaciteitsoverzicht van onze medewerkers. We wilden dit graag inzichtelijk maken en hierop ook een planning los kunnen laten. Daarom gingen we op zoek naar bedrijfssoftware, waarin we ook de facturatie, CRM en HRM konden onderbrengen. We vonden al snel een pakket dat voor tachtig procent aan deze eisen voldeed. Dat leek ons goed genoeg, dus gingen we ermee aan de slag. Toen we net up-and-running waren, belde Simplicate…’

OPNIEUW EN DAN GOED

‘Simplicate voldeed eigenlijk nóg meer aan onze eisen. Vooral op het gebied van capaciteit en planning was Simplicate een uitkomst. We vergeleken de huidige investering met de potentie van Simplicate en toen besloten we er gewoon voor te gaan’. En zo ging Qontent Matters in korte tijd voor de tweede keer aan de slag met de inrichting van een projectmanagementsysteem. ‘Gelukkig heeft Simplicate een hele goede onboarding en een kantoor in Amsterdam. Dat scheelde ons heel veel tijd.’

'We vonden al snel een pakket dat voor tachtig procent aan deze eisen voldeed, maar toen we net up-and-running waren, belde Simplicate…'

DE COMPLETE BEDRIJFSVOERING IN VIJF APPS

‘Als we het dan twee keer doen, dan moet het ook écht goed’, moet Qontent Matters gedacht hebben. Dat is ze absoluut gelukt. Met een slimme toepassing van Google Apps, hoeven medewerkers nog maar één keer in te loggen om toegang te krijgen tot alle bedrijfssystemen: Dropbox, Slack, Podio, e-mail en Simplicate. ‘Waar andere bedrijven wel veertien apps nodig hebben voor hun bedrijfsvoering, gebruiken wij er maar vijf! Met één centrale Google-login die extra beveiligd is’, vertelt Danijel enthousiast.

BEDRIJFSSOFTWARE MATTERS

‘We zijn nu een half jaar bezig met Simplicate en we zijn er heel blij mee. Zeventig procent van onze bedrijfsprocessen zit nu in de software: de capaciteitsplanning, facturatie, Sales, CRM en HRM. Hierdoor hebben we veel overzicht gekregen én kunnen we beter begroten.’ Dit is mede dankzij de Google Calendar integratie, legt Danijel uit: ‘Hierdoor weten nu precies hoeveel uren onze medewerkers daadwerkelijk draaien. En dat is heel belangrijk. Een bureau leeft van hoeveel capaciteit het heeft en de uren die het kan draaien. Dat hebben wij nu goed inzichtelijk met een strakke planning.’